Hoe HR op de meest effectieve manier kan inspelen op de behoeften van medewerkers
HR ondersteunt hen ook bij enkele van de belangrijkste en belangrijkste gebeurtenissen in hun leven, waaronder huwelijk, bevalling en de strijd tegen een ernstige ziekte.
Maar al te vaak gebruiken routinematige administratieve diensten, zoals het telkens opnieuw beantwoorden van dezelfde vragen of het voltooien van eenvoudige transacties, het grootste deel van de tijd van HR.
Administratieve belasting verminderen
De sleutel tot het verminderen van die administratieve werklast is werknemers trainen om zelfvoorzienend te worden en meer alledaagse taken te automatiseren. Dat is waar het toepassen van een servicemanagementaanpak kan helpen. Servicebeheer vereenvoudigt de levering van routinematige administratieve services, waardoor u tijd vrijmaakt om u te concentreren op waardevolle activiteiten.
De typische HR-organisatie heeft waarschijnlijk systemen voor het beheren van werknemersgegevens en loongerelateerde activiteiten. Het heeft echter waarschijnlijk geen geautomatiseerd systeem voor het afhandelen van vragen van medewerkers en het voldoen aan verzoeken.
Overweeg wat er gebeurt wanneer een medewerker een dagvaarding voor de jury krijgt : de kans is groot dat het bedrijf nog steeds afhankelijk is van fysiek papierwerk of een reeks e-mails om het verzoek van de werknemer voor de tijd die niet op het werk is, af te handelen.
Omdat werknemersinteracties vaak worden bijgehouden met behulp van e-mails en spreadsheets, worden verzoeken van werknemers vaak over het hoofd gezien of over het hoofd gezien. Fouten gebeuren dan, het creëren van verdere frustratie en extra werk voor HR.
Met e-mail is er geen eenvoudige manier om te zien of een verzoek tot stilstand is gekomen of om bottlenecks in processen op te sporen en te elimineren.
Het is ook moeilijk om te analyseren en te reageren op de behoeften van werknemers, bijvoorbeeld door vaak aangevraagde informatie te identificeren en ervoor te zorgen dat dit online beschikbaar is.
Handmatige administratieve processen frustreren de werknemers en zijn een enorme rem op de HR-teams. Uit een recent onderzoek blijkt dat HR-medewerkers gemiddeld 12 uur per week besteden aan het afhandelen van routinematige telefoontjes en e-mails van medewerkers.
Servicemanagementbenadering voor het voldoen aan de behoeften van werknemers
De servicemanagementbenadering elimineert die moeizame, tijdrovende processen. Het vervangt niet alleen e-mail, het transformeert de manier waarop HR met medewerkers omgaat.
Denk aan servicemanagement als de perfecte combinatie van administratief medewerker en projectmanager. Het reageert direct op verzoeken van medewerkers, vordert cases, automatiseert herhaalbare handmatige processen en beheert zelfs complexe afdelingsactiviteiten, zoals medewerkers aan boord en off-boarding.
Servicebeheer vergeet nooit fouten of maakt fouten, volgt altijd mensen op, zodat dingen worden gedaan, en laat u weten of er een probleem is dat niet kan worden opgelost. Het laat ook zien waar uw werknemers hun tijd doorbrengen - zodat u de inzet van middelen kunt optimaliseren en de productiviteit kunt maximaliseren.
Servicebeheer vervangt niet uw huidige Human Capital Management-systeem - het integreert ermee en vult het aan en geeft u zichtbaarheid en controle over het werk dat u waarschijnlijk tegenwoordig meestal via e-mail doet.
Het biedt ook hetzelfde niveau van zichtbaarheid voor werknemers. Ze kunnen de status van hun vragen zien, in plaats van te voelen dat hun verzoeken zijn verdwenen in een zwart gat kort nadat ze zijn ingediend.
Medewerkers de mogelijkheid bieden om toezicht te houden op de voortgang van hun aanvragen, vermindert het aantal gefrustreerde e-mails, telefoontjes en persoonlijke bezoeken aan HR aanzienlijk, waardoor de administratieve taken van HR verder verminderen.
Voordelen van een servicemanagementbenadering
Servicemanagement begint met de uitrol van een webgebaseerd HR-portaal waar medewerkers HR-informatie kunnen vinden en HR-services kunnen aanvragen. Idealiter hebben werknemers toegang tot deze portal op hun werk-pc's, thuiscomputers, laptops en hun smartphones en tablets.
Hierdoor kunnen ze de controle krijgen over hun elementaire HR-behoeften , zoals de registratie van voordelen of updates van statuswijzigingen.
Medewerkers kiezen eenvoudig de feitelijke diensten die ze nodig hebben uit een dienstencatalogus of zoeken informatie in de kennisbank van de portal.
Wanneer een medewerker een aanvraag indient via de portal, maakt het servicebeheersysteem automatisch een case aan en herschikt dit via het volledige fulfillment-proces. Dit omvat het toewijzen van de zaak aan de juiste HR-expert, het automatisch doorsturen van de zaak van persoon naar persoon wanneer elke voltooiingsstap is voltooid en het bijhouden van een volledige case-historie.
U kunt deze service ook uitbreiden naar andere afdelingen. Servicebeheersystemen kunnen bijvoorbeeld automatisch IT-accounts instellen of kantoorruimte vragen voor nieuwe medewerkers als onderdeel van het onboarding-proces.
Het service managementsysteem stuurt de end-to-end HR service delivery-processen en weet hoe deze processen presteren. Hij kan u bijvoorbeeld automatisch laten weten wanneer een zaak vastloopt, zodat u actie kunt ondernemen.
Het genereert ook een breed scala aan KPI's en andere processtatistieken, zoals hoe goed uw team reageert op vragen van medewerkers. Het kan zelfs de soorten vragen van de kennisbasis analyseren, waardoor het gemakkelijk is om lacunes in de inhoud te identificeren en in te vullen.
Conclusie
HR-professionals kiezen ervoor om een carrière in HR na te streven omdat ze mensen willen helpen, niet hun dagen willen doorbrengen met het indienen van papieren, het bijwerken van spreadsheets en het reageren op e-mails. Te vaak onderbreken alledaagse verzoeken en stapels papierwerk dat werk, wat hen frustreert en de werknemers die ze proberen te helpen.
HR is een dienstverlener en kan kijken naar het voorbeeld van zijn collega-serviceprovider, de IT-afdeling. IT heeft het voortouw genomen bij veel bedrijfsinspanningen om een discipline voor servicebeheer toe te passen bij het automatiseren van de indiening en uitvoering van IT-helpdeskverzoeken.
Door deze taken te automatiseren, kan IT zich richten op meer strategisch werk dat het bedrijf helpt zijn bredere bedrijfsdoelen te bereiken en de waarde van IT beter te demonstreren.
Een benadering op het gebied van servicebeheer is de sleutel tot het verhogen van het profiel van HR voor bedrijfsleiders door diensten van hoge kwaliteit te leveren en de tevredenheid van werknemers te vergroten, terwijl tegelijkertijd de eigen werklast wordt verminderd. HR kan zijn tijd en expertise besteden aan meer strategische activiteiten die zijn activiteiten vooruit helpen .