Beheer de medewerkers op de juiste manier en ze verspillen de tijd op het werk niet
Als dit niet wordt gecontroleerd, wordt het een nachtmerrie voor de Human Resources-manager van een bedrijf die overweldigd is door prestatie- en disciplinaire kwesties, hoger dan normale omzet en doorlopend aanwerving om de vacatures te vervullen.
Het is alsof je in een draaimolen bent die nooit stopt.
Waar gaat de tijd naartoe?
In back-to-back-onderzoeken uitgevoerd door Salary.com in 2012 en 2013, over het verspillen van tijd op het werk , werd het volgende ontdekt:
- 64% (in 2012) tot 70% (in 2013) van de respondenten gaf toe dagelijks tijd te verspillen aan het werk. De tijd verspild varieerde van 30 minuten tot meerdere uren per dag.
- Toptijdverspillende activiteiten waren: 43% gesprekken met collega's, 34% online activiteiten en 4% elk over sms en persoonlijke gesprekken.
- De belangrijkste redenen waarom werknemers tijd verspillen, waren: 35% werd niet voldoende uitgedaagd, 32% vond dat er geen prikkel was om harder te werken, 30% kreeg geen voldoening van wat ze deden en 23% was ronduit verveeld .
Soms is waarom de afvaltijd van werknemers duidelijk is
Zowel in de enquêtes van 2012 als die in 2013 hebben medewerkers te veel vergaderingen aangemerkt als de grootste verspilling van tijd op hun werkplek. Andere interessante antwoorden op de enquêtevraag 'Wat is de grootste afleiding op uw werkplek?' Waren:
- Inefficiënte medewerkers: 17%
- Andere medewerkers: 17%
- Kantoorpolitiek: 13%
- Drukbezet: 13%
- Anders: 11%
- En tot slot, My Boss: 8%
Beschuldigen van uw werknemers is misschien de gemakkelijkste manier om het tijdsverlies te verklaren. Maar je moet jezelf afvragen, wat doe je (of niet) dat hen toestaat of aanmoedigt om tijd te verspillen?
De antwoorden en oplossingen kunnen direct onder je neus bestaan. Hier zijn 5 mogelijkheden.
Tijdverlies minimaliseren begint met leiderschap
Een effectieve leider is alleen zo goed als het team dat ze ontwikkelen (goed trainen) en leiden ( verwachtingen en doelen stellen ). Als de leider niet effectief is, zal het team niet op consistente basis goed presteren.
Als de leider geen verwachtingen voor het team stelt, stelt het team zichzelf op en doe wat ze willen - inclusief het verspillen van zoveel mogelijk tijd.
De meeste mensen zullen alleen doen waar ze om gevraagd worden. Als ze niet gevraagd worden iets specifieks te doen, of als de instructies te breed of vaag zijn, is het geen verrassing dat ze tijd verspillen en geen bevredigend niveau van productiviteit produceren.
Het is geen wonder dat wanneer ze worden onderzocht waarom ze tijd verspillen, ze antwoorden geven als "niet voldoende uitgedaagd", "geen stimulans om harder te werken" of "gebrek aan werkplezier". Leiders worden betaald om resultaten te produceren door de gezamenlijke inspanningen van hun leden van het team. Wanneer de leider slecht leiding geeft, beslist het team wat ze zullen doen en wanneer ze er zin in hebben.
In het begin: Weggaan met tijdverspilling op het werk
De oplossing voor de tijdrovende uitdaging begint op het moment van huren.
Als een leider geen duidelijk beeld heeft van waar hij zijn organisatie in de toekomst naartoe wil brengen, kan hij onmogelijk de juiste mensen aannemen .
Waarom? Omdat hij de ideale persoon niet kent, moet hij huren in termen van vaardigheden, vaardigheden en culturele fit die nodig zijn om de visie te realiseren.
Dus zonder de visie verhoogt de leider de kans om de verkeerde mensen aan te nemen - degenen die de neiging hebben tijd te verspillen of slechts het absolute minimum te geven in termen van hun prestaties. Leiders moeten een duidelijke en specifieke visie hebben, samen met een definitieve beschrijving van de benodigde banen en het type mensen dat deze banen moet vervullen om een productief team te hebben.
Teamleden hebben duidelijke verwachtingen nodig
Zorg zodra medewerkers zijn aangenomen dat elk teamlid precies weet wat ze moeten doen en hoe en wanneer ze het moeten doen.
Het belangrijkste is dat elk teamlid moet begrijpen waarom ze doen wat ze doen. Ze moeten weten hoe wat ze doen past in de visie die je creëert.
Wanneer mensen zien dat wat ze doen bijdraagt aan de totale inspanning, is het gemakkelijker voor hen om zich rond de oorzaak te verzamelen en hun doel te zien. Teams die een doel hebben en hun bijdrage aan het doel waarnemen, hebben de neiging niet afgeleid te worden en tijdverspilling op het werk te verspillen.
Prestatieverwachtingen instellen, communiceren en meten
De leider moet weten hoe hij realistische prestatieverwachtingen moet instellen en communiceren over wat er moet gebeuren. Eenmaal ingesteld en gecommuniceerd, moet de leider doorgaan en het team verantwoordelijk houden voor het voldoen aan die verwachtingen.
Met verwachtingen kun je resultaten meten. Als u de resultaten niet kunt meten, kunt u het proces niet beheren om de gewenste resultaten te bereiken. Bij afwezigheid van verwachtingen of enige inspanning om mensen verantwoordelijk te houden voor het ontmoeten van hen, zal het team hun eigen verwachtingen bepalen en alleen degenen ontmoeten die zij zichzelf hebben opgelegd.
Als werknemers weten dat hun prestaties objectief, consistent en op een constructieve manier worden gemeten, lopen ze minder snel weg en verspillen ze tijd.
It's Never About Time Management
Zoals ik aan het begin al zei, begint de oplossing om werknemers te bestrijden die tijd verspillen aan het werk met u, de leider, en zowel de verwachtingen als de verantwoordelijkheden die u vaststelt. Laten we duidelijk zijn, de oplossing heeft niets met timemanagement te maken, omdat je de tijd niet kunt managen - hij blijft gewoon doorgaan.
Wat u kunt beheren, is u en hoe u de beschikbare tijd op het werk gebruikt. Ik noem het je management. Besteed de tijd om je team te leren over je management in combinatie met al het andere dat hier wordt besproken, en sta dan even stil en laat ze doen wat ze nodig hebben en willen doen.