Bekijk een voorbeeld van internet- en e-mailbeleid dat u kunt gebruiken met uw werknemers
Met ruim 85 procent van de mensen in de VS die toegang hebben tot sociale media, is begeleiding over wat werknemers kunnen zeggen en delen steeds belangrijker geworden.
Medewerkers vinden richtsnoeren niet erg, omdat ze niet ongepast willen handelen en een grens willen overschrijden waarvan ze niet wisten dat ze bestonden. Daarom wordt de ontwikkeling van een eerlijk, begrijpelijk en verstandig beleid ten zeerste aanbevolen.
Zolang de richtlijnen niet te ver reiken of te veel beperkingen opleggen aan werknemersrechten, zoals ze deze definiëren, biedt uw beleid duidelijke richtlijnen voor werknemers . Een voorbeeld van een al te restrictief beleid kan zijn regels zoals werknemers nooit werk online zullen bespreken.
Een tweede voorbeeld is om werknemers te verbieden foto's van zichzelf te publiceren met hun volwassen collega's op werkevenementen. (Het publiceren van afbeeldingen van hun kinderen wordt sterk afgeraden.)
U zou kunnen overwegen dit voorbeeld van het internet- en e-mailbeleid te gebruiken om uw werknemers advies te geven over wat passend gebruik op het werk is. Pas het natuurlijk aan aan de behoeften van uw cultuur en de omgeving die u werknemers op het werk wilt bieden.
Voorbeeld van internet- en e-mailbeleid voor werknemers
Voicemail-, e-mail- en internetgebruik toegewezen aan de computer of telefoonextensies van een medewerker zijn uitsluitend bedoeld voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten. Sommige taken van het bedrijf vereisen toegang tot internet en het gebruik van software naast het Microsoft Office-productsuite.
Alleen mensen die naar behoren gemachtigd zijn, mogen voor bedrijfsdoeleinden internet gebruiken voor toegang tot en downloaden van aanvullende software. Deze autorisatie is over het algemeen exclusief voor beslissingen die de IT-afdeling neemt in samenwerking met Human Resources.
Procedure voor toegang tot software
De benodigde software moet, naast het Microsoft Office-productsuite, door uw manager worden geautoriseerd en door de IT-afdeling worden gedownload. Als u toegang nodig hebt tot software of websites die zich momenteel niet in het bedrijfsnetwerk bevinden, moet u met uw manager overleggen en de IT-afdeling raadplegen om uit te leggen welk rendement u van het product verwacht.
Alle redelijke verzoeken die niet als een netwerkrisico worden beschouwd, zullen voor u en andere werknemers in aanmerking worden genomen. Het doel van dit beleid is niet om de toegang van werknemers te beperken tot producten die u productiever maken. Het doel is om het risico voor het netwerk van de organisatie te minimaliseren.
Apparatuur van het bedrijf
Elk apparaat of computer, inclusief maar niet beperkt tot bureautelefoons, smartphones, tablets, laptops, desktopcomputers en iPads die het bedrijf voor uw gebruik levert, mag alleen worden gebruikt voor bedrijfsactiviteiten. Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van de apparaten en de informatie op deze apparaten.
Als u het Bedrijf om welke reden dan ook verlaat , zal het Bedrijf vereisen dat u de apparatuur op uw laatste werkdag terugkrijgt.
U mag persoonlijke elektronische apparaten die geen verbinding hebben met het bedrijfsnetwerk gebruiken om tijdens de pauzes en de lunch naar een geschikte internetsite te gaan.
Internet gebruik
Gebruik van internet, op bedrijfstijd, met behulp van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf en verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk, is alleen geautoriseerd om bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Gebruik van internet biedt de mogelijkheid van inbreuken op de beveiliging van vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Internetgebruik schept ook de mogelijkheid van besmetting van ons systeem via virussen of spyware. Spyware staat onbevoegde personen buiten het bedrijf potentiële toegang tot bedrijfswachtwoorden en andere vertrouwelijke informatie toe.
Het verwijderen van dergelijke programma's uit het bedrijfsnetwerk vereist dat IT-personeel tijd en aandacht investeert die beter is toegewijd aan het maken van technologische vooruitgang.
Om deze reden, en om ervoor te zorgen dat werktijd op de juiste manier wordt gebruikt voor het werk, vragen we medewerkers om het internetgebruik te beperken.
Bovendien mogen computers die door het bedrijf worden beheerd of andere elektronische apparatuur, waaronder apparaten die eigendom zijn van de werknemer, in geen geval worden gebruikt tijdens de werktijd van het bedrijf om pornografische of immorele, onethische of niet-zakelijke informatie te verkrijgen, te bekijken of te bereiken. internetsites. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband .
Sociale media
Uw werkgever begrijpt dat een deel van wat u op sociale media doet, een bereik is dat nieuwe werknemers werft en ons bedrijfsmerk versterkt. Veel werknemers hebben verantwoordelijkheden voor de sociale media in hun functieomschrijving, waaronder de marketeers voor sociale media, technische ondersteuning en recruiters .
Uw werkgever begrijpt ook dat de relatie van onze werknemers met een online wereld waarin u 24/7 tijd doorbrengt kan leiden tot vervaging van werktijd en werktijd. We raden je ten zeerste aan om het gebruik van sociale media te beperken tot werkgerelateerde inhoud en bereik tijdens werkuren.
Bovendien is het verboden om vertrouwelijke of beschermde informatie te delen die toebehoort aan of gaat over het Bedrijf. U wordt sterk aangemoedigd om geen kleinerende informatie te delen die uw Bedrijf of collega's in een ongunstig daglicht plaatst.
De reputatie en het merk van het bedrijf moeten door alle werknemers worden beschermd . De levens en acties van uw collega's mogen nooit online worden gedeeld. Let op de voorkeuren van collega's die ouders zijn voordat u de naam van hun kinderen online gebruikt.
Bij deelname van sociale media aan werkapparatuur of tijdens werkuren is inhoud op sociale media die discrimineert tegen een beschermde classificatie zoals leeftijd , ras, huidskleur, religie , geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie, verboden.
Het is ons bedrijfsbeleid om seksuele voorkeur en gewicht ook te erkennen als gekwalificeerd voor discriminatiebescherming. Elke medewerker die deelneemt aan sociale media en die dit beleid schendt, wordt behandeld volgens het bedrijfspestbestrijdingsbeleid.
E-mailgebruik bij het bedrijf
E-mail moet ook alleen voor bedrijfsactiviteiten worden gebruikt. Bedrijfsvertrouwelijke informatie mag niet worden gedeeld zonder toestemming van het bedrijf, op welk moment dan ook. U mag ook geen persoonlijk bedrijf uitvoeren met behulp van de computer of e-mail van het bedrijf.
Houd dit in gedachten, ook als u overweegt niet-zakelijke e-mails door te sturen naar partners, familie of vrienden. Niet-zakelijke e-mails verspillen tijd en aandacht van het bedrijf.
Het bekijken van pornografie, of het sturen van pornografische moppen of verhalen via e-mail, wordt beschouwd als seksuele intimidatie en zal worden aangepakt in overeenstemming met ons beleid inzake seksuele intimidatie. Onmiddellijke beëindiging is de meest voorkomende disciplinaire actie die het Bedrijf in deze gevallen kan nemen.
E-mails die discriminerend zijn
Alle e-mailinhoud die discrimineert tegen een beschermde classificatie zoals leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie is verboden. Het is ons bedrijfsbeleid om seksuele voorkeur en gewicht ook te erkennen als gekwalificeerd voor discriminatiebescherming. Elke medewerker die een e-mail verzendt die in strijd is met dit beleid, wordt behandeld volgens het pestbeleid.
Deze e-mails zijn verboden bij het bedrijf. Het verzenden of doorsturen van niet-zakelijke e-mails zal leiden tot disciplinaire maatregelen die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband .
Bedrijf is eigenaar van e-mail van werknemer
Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van elke communicatie die via e-mail wordt verzonden of die op bedrijfsapparatuur wordt opgeslagen. Het management en andere geautoriseerde medewerkers hebben altijd recht op toegang tot materiaal in uw e-mail of op uw computer. Beschouw uw elektronische communicatie, opslag of toegang niet als privé als deze op werksystemen is gemaakt of opgeslagen.
Als u aanvullende informatie nodig heeft over de betekenis van deze communicatie, neemt u contact op met uw manager of de personeelsafdeling voor meer informatie.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.