Solliciteren via e-mail

by Alison Doyle

Wanneer u e-mail gebruikt om vacatures aan te vragen, is het belangrijk dat al uw berichten net zo professioneel zijn als wanneer u een papieren CV en sollicitatiebrief zou mailen. Op die manier wordt uw sollicitatie opgemerkt door de personeelsverantwoordelijke, geopend en gelezen.

Hier vindt u advies over hoe u solliciteert via e-mail, inclusief elke stap in het proces van het gereedmaken van uw cv en begeleidende brief tot het verzenden van uw bericht.

01 Hoe documenten klaar te krijgen voor e-mail

Wanneer u begeleidende brieven en cv's als e-mailbijlagen verzendt, moet u eerst uw cv en brief opslaan in de juiste bestandsindeling.

Uw documenten moeten worden verzonden als PDF of als Microsoft-document. Als u andere tekstverwerkingssoftware dan Microsoft Word hebt, slaat u uw cv op als een Word-document (.doc of .docx). Bestand, Opslaan als, moet een optie zijn in welk tekstverwerkingsprogramma dat u ook gebruikt.

Om uw documenten als PDF op te slaan, kunt u afhankelijk van uw tekstverwerkingssoftware Bestand, Afdrukken naar Adobe PDF of Bestand, Opslaan als, en de PDF-optie kiezen. Zo niet, dan zijn er programma's die u kunt gebruiken om een bestand naar een PDF te converteren. Documenten opslaan als PDF's zorgt ervoor dat er geen formatteerfouten verschijnen als de persoon die de documenten opent een ander besturingssysteem heeft dan uw eigen.

Gebruik uw naam als de bestandsnaam, zodat de werkgever weet wiens cv en sollicitatiebrief ie is janedoeresume.doc en janedoecoverletter.doc.

02 Hoe een e-mail-sollicitatiebrief te schrijven

Nadat u uw cv en motivatiebrief hebt opgeslagen en ze klaar zijn om te verzenden, schrijft u een begeleidende brief per e-mail om met uw documenten te verzenden.

U kunt uw sollicitatiebrief rechtstreeks in het e-mailbericht schrijven of een kopie van uw sollicitatiebrief bijvoegen. Hoe dan ook, het is belangrijk om de aanwijzingen in de vacature te volgen bij het e-mailen van uw begeleidende brief en te hervatten, of dat uw aanvraag mogelijk niet in overweging wordt genomen.

Open eerst uw e-mailaccount. Klik vervolgens op Bericht links bovenaan het scherm of klik op Bestand, Nieuw, Bericht.

U kunt uw sollicitatiebrief rechtstreeks in het e-mailbericht typen, kopiëren en plakken vanuit een tekstverwerkingsdocument of, als het bedrijf een bijlage aanvraagt, uw begeleidende brief met het e-mailbericht verzenden.

Wees kort en to the point. Uw begeleidende brief voor e-mail mag niet langer zijn dan twee of drie korte paragrafen. Hier leest u hoe u een begeleidende brief voor e-mail schrijft .

03 Hoe een onderwerpregel in een e-mailbericht opnemen

De onderwerpregel is een van de belangrijkste onderdelen van de e-mailberichten die u verzendt om op vacatures te solliciteren. Zorg ervoor dat uw e-mailbericht een onderwerpregel bevat die aan de lezer uitlegt wie u bent en aan welke functie u solliciteert.

Voeg een onderwerp toe aan het e-mailbericht voordat u begint met schrijven. Op die manier vergeet je niet om het achteraf op te nemen.

04 Een handtekening toevoegen aan een e-mailbericht

Het is belangrijk om een e-mailhandtekening met uw contactgegevens op te nemen, dus het is gemakkelijk voor het bedrijf om u te bereiken. Vermeld uw volledige naam, uw e-mailadres en uw telefoonnummer in uw e-mailhandtekening, zodat de rekruteringsmanager in een oogopslag ziet hoe u contact met u opneemt.

Om uw handtekening aan uw e-mailbericht toe te voegen, klikt u op Bestand, Invoegen, Handtekening als u een handtekening hebt opgeslagen die u gebruikt voor het zoeken naar een baan. Als u geen e-mailhandtekening hebt gemaakt, typt u uw contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoon) onder aan uw bericht.

05 Een cv en sollicitatiebrief bij een e-mailbericht voegen

Zodra uw e-mailbericht klaar is om te verzenden, moet u uw cv en begeleidende brief bij uw bericht voegen. Klik op Invoegen, Bestand bijvoegen. Microsoft Outlook toont een lijst met bestanden in de standaardbestandsmap van uw computer. Als uw bestanden in een andere map zijn opgeslagen, klikt u op de juiste map.

Klik om het bestand te selecteren dat u aan uw e-mailbericht wilt toevoegen, klik op Invoegen om het document bij uw e-mailbericht te voegen.

Klik in Gmail op de paperclipafbeelding om uw documenten aan het bericht toe te voegen.

06 Hoe een e-mailbericht van een sollicitatie te verzenden

Voordat u op Verzenden klikt, moet u uw e-mail proeflezen voor grammatica en spelling. Controleer of u een onderwerp en uw handtekening aan het bericht hebt toegevoegd.

Stuur dan een testbericht naar uzelf om er zeker van te zijn dat alle bijlagen doorkomen en uw e-mailbericht is perfect.

Stuur ten slotte een kopie van het bericht naar uzelf en naar het bedrijf, zodat u een exemplaar voor uw administratie heeft. Voeg jezelf toe als een Bcc (blind carbon copy) door op Bcc te klikken en je e-mailadres toe te voegen.

Klik vervolgens op Verzenden en uw sollicitatiebrief en cv gaan op weg naar de werkgever.

Lees verder:

07 Online solliciteren

Naast sollicitaties via e-mail, moet je waarschijnlijk ook direct online solliciteren. Veel werkgevers, met name grote bedrijven, maken gebruik van trackingsystemen voor aanvragers (ook wel bekend als talentmanagementsystemen) voor het volgen en beheren van sollicitaties.

Hier leest u hoe u online vacatures kunt aanvragen , inclusief advies om uw CV klaar te maken voor uploaden, informatie verzamelen, inclusief een gedetailleerde arbeidsgeschiedenis, online sollicitaties invullen, voorbeelden van sollicitatieformulieren, vacaturesites selecteren, accounts aanmaken op vacaturebanken, direct solliciteren op bedrijfswebsites, plus advies over opvolging nadat je je hebt aangemeld.