6 Werkplaatssituaties waarvoor u een nieuw bedrijfsbeleid moet opstellen
U wilt het nodige beleid en procedures hebben om te zorgen voor een veilige, georganiseerde, gezellige, stimulerende en niet-discriminerende werkplek. Toch wil je geen beleid schrijven voor elke uitzondering op geaccepteerd en verwacht gedrag. Beleidsontwikkeling is voor de vele medewerkers niet voor enkele uitzonderingen.
U wilt geen schat aan beleidsregels creëren die de acties van uw vele werknemers beheersen, terwijl alles wat u echt nodig hebt, voldoende beleid is om de acties van enkelen te beheersen.
Daarom wilt u geen beleid opstellen voor elke onvoorziene gebeurtenis, waardoor u heel weinig managementruimte hebt om aan de individuele behoeften van uw werknemers te voldoen. Omgekeerd wil je het nodige beleid hebben, zodat werknemers nooit het gevoel hebben dat ze in een omgeving voor vriendjespolitiek en oneerlijke behandeling leven.
Als je te veel beleid hebt, vergroot je ook de kans dat je managers ze ongelijk en oneerlijk zullen toepassen. U vergroot de noodzaak om richtlijnen en communicatiemiddelen te ontwikkelen om ervoor te zorgen dat het beleid eerlijk, consistent toegepast en goed beheerd wordt.
U moet een gezond evenwicht bereiken wanneer u een nieuw bedrijfsbeleid ontwikkelt. Voor het grootste deel hoeft u geen nieuw bedrijfsbeleid te ontwikkelen zolang u zich maar richt op werknemers die zich op een manier gedragen die ongepast is voor uw werkomgeving.
Deze tien stappen zullen u van het bepalen van de behoefte aan een beleid door het verspreiden van en het integreren van een beleid nemen.
Bekijk deze richtlijnen om te zien of een beleid nodig is
Voor elk van de redenen waarom een beleid noodzakelijk zou kunnen zijn, worden voorbeelden gegeven van het beleid dat in die categorie van beleidsbehoeften zou kunnen vallen. Een beleid is noodzakelijk:
- als de acties van werknemers duiden op verwarring over de meest geschikte manier om zich te gedragen ( kledingvoorschriften , e-mail en internetbeleid , smartphonegebruik ),
- als begeleiding nodig is over de meest geschikte manier om met verschillende situaties om te gaan (gedragsnormen, reiskosten, aankoop van bedrijfsgoederen),
- indien nodig om de onderneming legaal te beschermen (consistent onderzoek naar beschuldigingen van intimidatie , niet- discriminerende werving en promotie ),
- om het bedrijf in overeenstemming te houden met het beleid en de wetten van de overheid (FMLA, ADA, EEOC, minimumloon ),
- om consistente werknormen, regels en voorschriften vast te stellen ( progressieve discipline , veiligheidsregels, breekregels , rookvoorschriften) , en
- om een consistente en eerlijke behandeling voor werknemers te bieden (uitkeringsgerechtigdheid, betaald verlof, collegegeldbijstand , rouwtijd , juryrecht ).
Er kunnen ook andere redenen zijn waarom u een beleid wilt ontwikkelen. Bedenk echter dat het slechte gedrag van één medewerker geen beleid vereist dat van invloed is op alle andere werknemers.
Verwoord het doel van het beleid
Nadat u hebt vastgesteld dat een beleid noodzakelijk is, bepaalt u het doel dat u wilt bereiken bij het schrijven van het betreffende beleid. Indien mogelijk, wilt u werknemers vertellen waarom u het beleid implementeert.
U hebt voldoende details in het beleid nodig om de positie van het bedrijf duidelijk te maken, maar u kunt nooit hopen alle potentiële situaties te dekken die door het beleid worden behandeld.
Daarom is het doel met een beleid kort en eenvoudig. Erken dat dit misschien niet mogelijk is met beleid over zaken als de benadering van de familie van de Family Medical en Leave Act , discriminatie- of klachtonderzoek of het progressieve disciplinestelsel.
Maar hoeveel kunt u werkelijk zeggen over autorijden tijdens een gesprek op een smartphone? Gebruik dus gezond verstand als u de uitkomst bepaalt die u uit uw beleid wilt halen.
Informatie verzamelen
Dit gedeelte van TheBalance.com biedt voorbeeldbeleid, net als veel andere websites, hoewel andere bedrijven vaak kosten in rekening brengen voor hun beleid. Zelfs websites die kosten in rekening brengen, bieden gratis voorbeelden, zodat u hun beleid kunt testen.
U zult problemen ondervinden bij het vinden van een voorbeeldbeleid dat precies geschikt is voor uw bedrijfsomstandigheden, taal en cultuur. Maar onderzoek online en vind voorbeeldbeleid om een basis te bieden voor het herzien van voorbeeldbeleid in plaats van uw beleid vanuit het niets te schrijven.
U kunt zich ook abonneren op een service die voorbeelden biedt, zoals HR-beleid en voorbeelden. Externe beleidsbronnen zijn ook beschikbaar in deze directory met beleidsvoorbeelden . Ten slotte biedt de Society for Human Resources Management (SHRM) beleidsmonsters voor leden.
In sommige gevallen wilt u misschien zelfs praten met uw advocaat op het gebied van arbeidsrecht. Advocatenkantoren schrijven generiek beleid voor hun klanten dat u ook kunt aanpassen aan uw behoeften. Vooral wanneer een nieuwe wet doorgaat of het ministerie van arbeid nieuwe regels uitvaardigt, zal uw advocaat waarschijnlijk een begeleidend beleid ontwikkelen.
Ontwikkel en schrijf het beleid
Met het doel en voorbeelden in de hand, schrijf het beleid met behulp van eenvoudige woorden en concepten. Praat rechtstreeks met de mensen die het beleid zullen lezen, handhaven en naleven.
Stel na elke alinea jezelf de vraag 'wat als' om er zeker van te zijn dat het beleid de basisbeginselen en de normale uitzonderingen en vragen omvat.
Houd je hier echter niet druk over; zoals gezegd, geen beleid dekt ooit alle mogelijke onvoorziene omstandigheden.
Bekijk het beleid
Selecteer meerdere werknemers of zelfs een kleine pilotgroep om het beleid te lezen en eventuele vragen over het beleid te stellen. Deze beoordeling geeft feedback dat medewerkers het beleid kunnen begrijpen en volgen.
Herschrijf het beleid op basis van de feedback.
Krijg managementondersteuning voor het beleid
Beoordeel het beleid met de managers die het beleid moeten leiden en uitvoeren. U zult hun steun en eigenaarschap van het beleid willen hebben . U bent veel eerder met dit proces begonnen, zelfs al toen u de behoefte aan het beleid vaststelde, maar managementondersteuning bij het implementeren van het beleid is cruciaal.
Verkrijg juridisch overzicht van het beleid
Als het beleid juridische implicaties heeft, van nature contigeerbaar is, persoonlijke implicaties heeft voor werknemers (zoals beveiligingsprocedures), wilt u dat uw advocaat het beleid controleert voordat u het beleid verder verspreidt.
Zorg ervoor dat u uw advocaat laat weten dat u niet wilt dat het beleid wordt herschreven in legalese . U wilt dat het beleid wordt beoordeeld op juridische implicaties en de juiste formulering.
Implementeer het beleid
In kleine groepen, individueel of in een bedrijfsvergadering, afhankelijk van de controversiële aard van het beleid en het gemak waarmee dit wordt begrepen, moet u het nieuwe beleid verdelen en beoordelen. Geef de werknemers een kans om vragen te stellen.
Het beleid moet altijd bestaan uit het beleid op een vel papier waarbij de werknemer op een tweede blad tekent.
Medewerkers kunnen tekenen dat ze het beleid hebben ontvangen en begrepen, maar behouden een kopie voor hun eigen bestanden.
Voorbeeldbeleid Afschriftverklaring
Dit is een voorbeeld van een uittrekselverklaring om te gebruiken:
Ik bevestig de ontvangst van en het begrip van het (uw bedrijf) beleid. Het beleid is van kracht (Datum) tot nader bericht.
_______________________________________________________
De handtekening van de werknemer
_______________________________________________________
Naam van de werknemer (gelieve te printen)
________________________________
Datum
Bepaal hoe u het beleid in de toekomst zult communiceren
Neem het beleid op in uw werknemershandboek . Misschien wilt u ook dat het beleid deel gaat uitmaken van uw nieuwe werknemersoriëntatie .
Sommige bedrijven plaatsen beleid op hun intranet of in een beleidsmap op de gemeenschappelijke schijf van het computernetwerk. Bepaal of u het beleid via aanvullende methoden wilt distribueren.
U wilt ook eerder beleid dat dit beleid vervangt, archiveren en dateren. Mogelijk hebt u ze in de toekomst nodig voor legale of een andere referentie.
Interpreteer en integreer het beleid
Ongeacht wat u in het beleid schrijft, uw latere beleidsaanvraag en werkpraktijken zullen de werkelijke betekenis van het beleid bepalen. Denk consistent en eerlijk als u het beleid in de loop van de tijd interpreteert.
Wanneer u merkt dat uw werkwijzen afwijken van het geschreven beleid, is het tijd om het beleid te herzien en te herschrijven en begint de cyclus opnieuw.
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.